Günümüzde tüm şirketler ortak çalışma uygulamaları, çevrim içi evraklar ve evrak paylaşım hizmetleri kullanmaları sonucunda ortaya çıkan dijital belge kalabalığı içinde boğuluyor. Hangi datanın nerede saklandığını, kimlerin nelere, nasıl ve ne vakit eriştiğini takip etmek çok sıkıntı. Lakin bu “dijital dağınıklık” sadece bir tertip sorunu olmanın ötesinde tesirlere sahip. Çevrim içi bilgilerin denetimini kaybetmek şirketler için dezavantaj ve hatta tehdit haline gelebiliyor.
İşle ilgili evraklara müsaadesiz erişim riski bazen hiç beklenmedik bir yerden gelebiliyor. Şirkette artık çalışmayan ancak kurumsal e-posta servisinden, iletileşme uygulamasından yahut Google dokümanlarından çıkarılmayan çalışanlar da risk oluşturabiliyor. Fikri mülkiyet, ticari sırlar ve bâtın yahut korunan bilgiler üzere açığa çıktığında siber hatalılar yahut rakipler tarafından kullanılabilecek belgeler kelam konusu olduğunda durum daha da önemli bir hal alıyor. Kaspersky’nin düzenlediği ankete Türkiye’den katılanların %83’ü çeşitli hassas datalar içeren evraklarla çalıştığını söylüyor.
Araştırma ayrıyeten, dijital bilgi karmaşası nedeniyle çalışanların aradıkları belgeyi yahut bilgiyi bulmasının vakit aldığını ortaya koyuyor. Türkiye’deki ofis çalışanlarının %60’ı iş yerinde bir evrak yahut evrak bulmanın güç olduğunu lisana getiriyor. %52 oranında bir kesim ise tıpkı aygıtı hem iş hem de kendi ferdî muhtaçlıkları için kullanıyor. Bu da bilgilerin farklı aygıtlarda kopyalanması yahut eskimesi nedeniyle karışıklığa ve işlerde yanlışlara yol açabiliyor. Dışarıdan şahıslar ve hatta rakipler de dijital dağınıklıktan yararlanıp bilgi sızdırabilme imkanına sahip. Bunun sonucunda zımnilik mukavelelerinin yahut data muhafaza maddelerinin ihlali üzere nedenlerle ceza alma yahut müşterilerin açtığı davalarla karşı karşıya kalma riski doğuyor.
Türkiye’de çalışanların yaklaşık üçte biri (%31) iş yerindeki aygıtlarda kullandıkları kullanıcı ismi ve parolalarını iş arkadaşlarıyla paylaştığını kabul ediyor. Bu da iş evraklarına hakikat erişim konusunda yaşanan problemlerin ne ölçekte olduğunu gösteriyor. Açık alanlar ve ortak çalışma prosedürlerinin kullanıldığı çağdaş ofis kültüründe beşerler, iş arkadaşlarıyla ortalarındaki sonları kaldırıp kalemden masaya, fikirlerden işlere ve hatta aygıtlara kadar her şeyi paylaşmaya daha yatkın hale geliyor. Yetersiz parola alışkanlıkları ve hassas kurumsal datalar için kontrolsüz bir ortam oluşması direkt bir bilgi sızıntısına yol açmayacak halde zararsız görülebilir. Lakin riskler konusunda çalışanların daha uygun eğitilmesi gereklidir.
Kaspersky B2B Eser Pazarlama Müdürü Sergey Martsynkyan, “Dağınık halde duran dijital belgeler ve datalara denetimsiz erişim vakit zaman sızıntılara ve siber hadiselere yol açabiliyor. Birden fazla durumda ofisteki çalışmalar aksıyor, kaybolan evrakların kurtarılması için vakit ve güç kaybı yaşanıyor. Başta küçük ve daima gelişen, rekabetçi ve verimli olmak için uğraşan şirketler olmak üzere tüm şirketler için bu hiç istenmeyen bir durum. Dağınıklıkla gayret, erişim haklarının dikkatli idaresi ve siber güvenlik tahlillerinin kullanılması sadece siber tehditlere karşı birer tedbir olarak görülmemeli. Bunları yaparak, tüm evrakların hakikat yerde olduğu, çalışanların gereksinim duyduğu dataya kolaylıkla erişip maksatlarına ulaşmaya vakit ayırabildiği verimli bir çalışma ortamı elde edilebilir.” dedi.
